سیستم قفسه متحرک ریلی یک کالای سرمایه‌ای است، نه یک کالای مصرفی
در انتخاب نوع قفسه بندی دقت نمایید و مناسب‌ترین را برای سازمان خود برگزینید.
قفسه‌بندی متحرک ریلی مناسب با نوع کاربری آن می‌بایست انتخاب شود.
اشتباه در انتخاب صحیح نوع سیستم باعث بروز مشکلات عدیده‌ای می‌شود؛ به‌طوری‌که مصرف‌کننده‌ی ناآشنا را به‌زحمت می‌اندازد؛ درحالی‌که هدف از طراحی این سیستم آسان‌سازی کار را برای کاربران مهیا می‌کند.
لذا باید در انتخاب نوع سیستم دقت کافی شده و نظرات کارشناسان تولیدکننده‌ی این دستگاه‌ها را موردتوجه قرارداد.
انواع دستگاه‌های قفسه‌بندی متحرک ریلی
الف) سیستم برقی الکتریکی
این سیستم متناسب سازمان‌هایی است که مراجعین زیاد دارند، همچون ثبت‌اسناد – دادگستری‌ها – شهرداری‌ها و ...
مزایا :
1. بهره‌گیری از موتور گیربکس جهت جابه‌جایی قفسه‌ها
2. سرعت در جابه‌جایی قفسه‌ها و قفسه بندی علی‌رغم وزن سنگین‌بار
3. آسودگی کاربر در استفاده از سیستم تنها با فشار دادن یک دکمه
4. عمر طولانی، عدم نیاز به خدمات پس از فروش از دیگر مزایای این سیستم است
ب) سیستم الکترونیک (هوشمند)
این سیستم متناسب سازمان‌هایی است که در آن‌ها امنیت و حفظ و حراست از اسناد اهمیت ویژه دارد همچون سازمان‌های نظامی – انرژی اتمی – حراست‌ها – قوه قضاییه‌ها و ...
مزایا :
1. ثبت و ضبط کلیه فعل‌وانفعالات روزانه
2. دسترسی طبقه‌بندی‌شده کاربران
3. تعبیه کلمه عبور (=Password) برای کاربران مجاز
4. دریافت فرمان حرکت از طریق رایانه و از راه دور
5. امکان اتصال به شبکه سازمان و آگاهی دادن به واحد نگهبانی در صورت استفاده افراد غیرمجاز از سیستم
ج) سیستم مکانیکی
این سیستم متناسب سازمان‌هایی است که حجم و وزن متوسطی از اوراق را در اختیاردارند و مراجعات به سیستم خیلی زیاد نیست همانند ادارات دولتی – بیمارستان‌ها و...
مزایا :
1. در این سیستم صرفه جویی 80% را برای فضاهای باارزش اداری فراهم کرده و به مرکز بایگانی نظم می‌بخشد.
2. از ورود گردوخاک، نور و حشرات موذی به داخل قفسه‌ها جلوگیری می‌کند.
3. دارای امنیت کافی با تعبیه قفل مرکزی مکانیکی بوده و ضمناً در هنگام آتش‌سوزی، خطر آتش گرفتن اوراق را به تأخیر می‌اندازد.
د) سیستم دستی (Manual)
این سیستم همه مشخصات سیستم مکانیکی را دارد و فرق آن تنها در سیستم حرکتی است.
به دلیل سبک بودن، سیستم توسط دستگیره و با هل دادن فرد جابجا می‌شود.
این سیستم برای آن دسته از مصرف‌کنندگانی که حجم کم اوراق را در مرکز آرشیو خود نگهداری می‌کنند مناسب می‌بخشد.
سیستم کاملاً ساده و دارای دوام زیاد و بی‌نیاز از خدمات پس از فروش میباشد.
این سیستم مناسب مطب پزشکان، ادارات، شعب بانک‌ها و ... میباشد.
ه) سیستم کشویی
این سیستم مناسب آن دسته از مصرف کنندگانی است که دارای فضای بسیار محدود بوده و انتظار دارند حداکثر استفاده را از فضای موجود خود ببرند.
این سیستم مناسب داروخانه ها، سوپر مارکتها و امثالها میباشد.
نحوه استفاده از آن همانند سیستم دستی با استفاده از دستگیره و نیروی انسانی میباشد